Автоматизация службы доставки с помощью Tocan Delivery.

Мы уже привыкли, что, сделав заказ в Интернет-магазине, на OLX или в Китае, нам его доставят в целости и сохранности, в назначенный срок и за определенную плату. Нас как потребителей этой услуги не сильно волнует, что происходит внутри процессов доставки, нам важнее результаты.

И мы естественно огорчаемся, когда доставка посылки задерживается, стоимость увеличивается без аргументированных причин, но хуже, когда посылка теряется, бьётся или её намеренно не выдают (скрывают факт воровства или порчи).
Но давайте заглянем за кулисы работы служб доставки и попробуем взглянуть на ее работу глазами менеджмента такой компании.

Задачи собственной службы доставки, например, Интернет-магазина или курьерской службы (как услуги) это:

  • правильно организовать управление доставкой (привезти посылку) и курьерами (организовать людей);
  • обеспечить выполнение этих процессов с минимальными затратами.

Поверьте, рост цен на доставку – это не жадность, а реалии отечественного рынка. Конкуренция, это доказывает.

Сейчас мы попробуем разобраться, как с помощью современных решений и подходов решить эти две сложные задачи.

Чем больше расширяется компания (появляются новые отделения, новые населённые пункты, расширяется штат и парк машин), оказывающая услуги доставки или увеличивается количество адресов доставки Интернет-магазина, тем актуальней становится решение организационных и управленческих задач. Большой объем обрабатываемых данных уже сложнее обрабатывать или хранить в приложениях на базе Майкрософт Офис. Файлы теряются, данные в них превращаются в огромные «простыни» из таблиц и цифр, в формулах появляются ошибки, а защитить и разделить доступ к таким файлам практически невозможно – менеджеры просто это игнорируют или не умеют защищать файлы, таблицы или архивы. Многие документы распечатываются (так проще) и это влечет расходы на содержание офиса и путаницу в документах.

Как показывает статистика, при наличии десяти и более курьеров бумажно-ручное планирование становится гарантированно неэффективным: усложняется планирование логистики, увеличивается количество ошибок диспетчеров, водителей и курьеров, опоздание с одной доставкой приводит к цепной реакции и задержкам всех остальных. В результате неуправляемые затраты, недовольные клиенты и уставшие сотрудники.

Периодически возникает требование на государственном уровне — обеспечить компаниям, оказывающим продажу посредством Интернет выдачу кассовых чеков при приеме наличных денег? Возможно в 2018 году мы перейдем на цифровой обмен данными о транзакциях, и покупатели смогут получать подтверждение покупки в цифровом виде. Сейчас же, начиная с 2015 года, согласно изменениям, в Налоговом Кодексе и другом законодательстве, Интернет-магазин или курьер, принимающий оплату наличными, должен выдать фискальный чек. При этом нет разницы, берет ли он деньги за услуги доставки или оплату товара для магазина-партнера и пр.: если есть факт передачи наличных (или оплата через POS-терминал) – на месте должен быть выдан фискальный чек.

Что делать компаниям, оказывающим услуги доставки.

Как мы поняли, одна из основных проблем управление и систематизация данных – данные о клиентах, адресах доставки, грузах, стоимости и условиях, при которых эти грузы будут доставлены (время, занос на этаж и т.п.). Решить эту проблему можно:
а. контролируя каждый этап, сценарий или оперативно реагируя на события и происшествия, отмечая статусы выполнения на листочке. Но, это требует высокой организации и ответственности менеджеров, и их большой штат. Но это оказывается дорого и эффективно, только какое-то время – люди устают.
b. можно часть задач или этапов отдать партнерам, например, мы забираем посылки и распределяем по направлениям, а партнер развозит. Но это усложняет контроль, особенно за качеством обслуживания у дверей клиента.
с. много еще что можно придумать…

В данной статье мы решили немного рассказать о другом варианте – автоматизации логистики доставки с помощью современного программного обеспечения.

Многие логисты слышали о TMS – системах управления транспортом и доставкой, которые использовали до этого времени преимущественно крупные предприятия или бизнесы. Расшифровывается аббревиатура TMS как Transport Management System, но мы решили немного адаптировать данное решение и создали упрощенную версию TMS именно для управления доставкой и курьерами и назвали ее Tocan Delivery.

Основными функциями Tocan Delivery (как и в TMS-системе) являются:

  • автоматический поиск оптимальных маршрутов с учетом множества вводных, начиная от типа транспортного средства до окон доставки у получателя груза.
  • мониторинг движения транспорта по маршруту, остановки, контроль заправок и даже тревожные оповещения в случае перевозки специальных грузов.

Проведя внедрение и оценив опыт эксплуатации TMS систем и модулей, мы можем с уверенностью сказать, что в среднем уровень расходов на доставку одной единицы полезного груза (грузовое место, свой груз на паллетах, не габаритный груз) снижается на 15-30%. Происходит это за счет экономии топлива, эффективного планирования, управления автопарком и контроля за фактическими расходами прямо в системе. При этом, для многих служб доставки одним из проблемных мест является собственное ценообразование и биллинг услуг для отдельных групп или типов клиентов.

В Tocan Delivery, как и в Tocan TMS есть развитый расчетный модуль, где можно планировать и проводить прогнозирование расходов на предоставляемые услуги по доставке, если эти направления еще не были освоены и нет внутренней экспертизы. Ввели разные вводные данные, провели планирование и получили прогнозные результаты. На основании такого прогнозирования приняли решение – оказывать услугу по перевозке грузов придерживаясь базовых цен или увеличить цену, сохранив маржинальность маршрута.

Дополнительно Tocan Delivery позволяет оператору-диспетчеру:

  • планировать оптимальные маршруты доставки (с учетом любого количества факторов);
  • отправлять на мобильное устройство курьера/водителя всю необходимую для работы информацию: список и маршрут доставок, карту передвижений, подробную информацию о заказах и пр.;
  • отслеживать местоположение курьеров, следить за ходом выполнения доставок online, вносить изменения в маршрут при задержках и пр.

Курьер или водитель может:

  • получать полную информацию для работы через мобильное приложение как на Android так и с другими современными ОС;
  • «закрывать» точки: оформлять продажи (в т. ч. при частично принятых заказах), продавать аксессуары, передавать в офис информацию о фактических продажах и пр.;
  • печатать фискальные чеки (система совместима с мобильным фискальным регистратором) и даже вносить цифровую подпись;
  • оперативно информировать офис о возникших вопросах по доставкам.

Руководитель или управляющий менеджер может:

  • получать полную статистику и анализ стоимости грузоперевозок или маршрутов доставки – это позволяет значительно оптимизировать затраты на предоставляемые услуги.

Начиная с 2006 года, мы внесли в систему управления доставкой и курьерами Tocan Delivery так и в систему управления транспортом Tocan TMS множество практических доработок, которые добавляли сами заказчики. Смогли снизить эксплуатационную стоимость решения и стоимость самого внедрения.
Сегодня есть полнофункциональная облачная или SaaS версия Tocan Delivery, которой могут воспользоваться как компании сегмента среднего и малого бизнеса, небольшие курьерские службы и Интернет-магазины, так и крупные операторы рынка E-commerce, производители и дистрибуторы. В таком варианте оплата производится помесячно и нет необходимости покупать собственный сервер и заводить IT-администратора, мы сделаем все сами.

Интерфейс системы схож с любыми другими программными продуктами и не требует длительного привыкания менеджеров по логистике, особенно, если логист уже работал в аналогичной программе.
Стоимость «облачной» Tocan Delivery составляет от 350 грн в месяц за одного курьера, дополнительно оплачивается аренда рабочего места диспетчера. Расчет для примера: при автоматизации службы доставки на десять курьеров (среднее количество доставок принято за 20 в день) + 1 рабочее место диспетчера лицензия за использование системы Tocan Delivery обойдется в пределах 70 коп на одну доставку.

Окупаемость затрат на внедрение и эксплуатацию системы управления доставкой может варьироваться от нескольких месяцев до года, в зависимости от жизненного цикла предприятия, если у компании текущие эксплуатационные затраты и ФЗП отдельных сотрудников выше чем стоимость решения, то стоит задуматься о внедрении. Тем более, что всегда можно отключить систему, если по каким-то причинам она не принесла результат (если это возможно оценить) или бизнес трансформируется.

Более подробно ознакомиться с Tocan Delivery можно в презентации.
Если Вам необходимо комплексное управление транспортом и перевозками — Tocan TMS Platform

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Заказать звонок
+
Жду звонка!