Автоматизация службы доставки с помощью Tocan Delivery.

Современные реалии приучили нас, покупателей, к комфортному сервису. Мы точно знаем, что, сделав заказ в сети интернет, будь то китайский сайт, OLX или Интернет-магазин, мы получим наш товар в надлежащем виде за указанную цену в конкретные сроки. Потребитель не задумывается о функционале доставки, так как ему важен исключительно результат.

Именно поэтому мы негодуем, когда происходит задержка доставки, когда увеличивается стоимость без объяснений , но хуже, когда посылка теряется, бьется или ее намеренно не выдают (скрывают факт воровства или порчи). Но давайте заглянем за кулисы работы служб, которые совершают доставку, а также попробуем увидеть ее работу глазами менеджмента такой компании.

Задачи собственной службы доставки, например, Интернет-магазина или курьерской службы (как услуги) это:

  • выверенная организация управления как доставкой (привезти посылку), так и курьерами (людьми);
  • обеспечение выполнения этих процессов с минимальными затратами.

Поверьте, рост цен на доставку — не жадность, а реалии отечественного рынка. Конкуренция это доказывает.

Сейчас мы разберемся, как с помощью современных решений и подходов решить эти две сложные задачи. Чем больше расширяется компания (появляются новые отделения, новые населенные пункты, расширяется штат и парк машин), оказывающая услуги доставки или увеличивается количество адресов доставки Интернет-магазина, тем актуальней становится решение организационных и управленческих задач.

Большой объем обрабатываемых данных уже сложнее обрабатывать или хранить в приложениях на базе Майкрософт Офис. Файлы теряются, данные в них превращаются в огромные «простыни» из таблиц и цифр, в формулах появляются ошибки, а защитить и разделить доступ к таким файлам практически невозможно — менеджеры просто это игнорируют или не умеют защищать файлы, таблицы или архивы. Многие документы распечатываются (так проще) и это влечет расходы на содержание офиса и путаницу в документах.

Статистика показывает, что если задействовано больше десяти курьеров — не электронное планирование становится стопроцентно провальным на практике: дает сбой работа логистов, отсюда растет количество ошибок у диспетчеров и других работников; происходит задержка одной доставки, которая приводит к задержке остальных.

Как результат: несистематизированные зарплаты, недовольные работой доставки потребители и работой механизма сами сотрудники.

Периодически возникает требование на государственном уровне — обеспечить компаниям, оказывающим продажу посредством Интернет выдачу кассовых чеков при приеме наличных денег. Возможно в 2020 году мы перейдем на цифровой обмен данными о транзакциях, и покупатели смогут получать подтверждение покупки в цифровом виде. Сейчас же, и начиная с 2015 года, в соответствии с новыми положениями Налогового кодекса, курьер, доставляющий посылку, или Интернет-магазин, осуществляющий доставку, обязан выдать фискальный чек, при условии приема оплаты наличными.

Что делать компаниям, оказывающим услуги доставки.

Как мы поняли, одна из основных проблем управления и систематизация данных — данные о клиентах, адресах доставки, грузах, стоимости и условиях, при которых эти грузы будут доставлены (время, занос на этаж и т.п.).

Решить эту проблему можно.

  • Необходимо контролировать каждый этап, при этом своевременно и быстро реагировать на события, отмечая статусы выполнения процессов. Таким образом достичь эффективного результата можно, но на короткий срок, так как люди, менеджеры компаний, рано или поздно устают.
  • Часть задач вы можете передать вашим партнерам. Так, мы забираем посылки и распределяем по направлениям, а партнер развозит. Но при таком раскладе теряется контроль, в частности, контроль за качеством обслуживания клиента.

Безусловно, вариантов оптимизации работы не два и не три. В данной статье мы решили немного рассказать о другом варианте — автоматизации логистики доставки с помощью современного программного обеспечения.

Большинство логистов, кто активно работает в своей сфере, уже слышали о системе управления транспортом и доставкой — TMS. До недавнего момента ее использовали только крупные предприятия. Расшифровывается аббревиатура TMS как Transport Management System, но мы решили немного адаптировать данное решение и создали упрощенную версию TMS именно для управления доставкой и курьерами и назвали ее Tocan Delivery.

Основными функциями Tocan Delivery (как и в TMS-системе) являются:

  • мониторинг движения транспорта по маршруту, остановки, контроль заправок и даже тревожные оповещения в случае перевозки специальных грузов.
  • автоматизированный поиск рациональных маршрутов с учетом нескольких переменных, таких как тип транспортного средства, возможные окна доставки у получателя и другое.

Проведя внедрение и оценив тесты эксплуатации TMS систем и модулей, мы можем с уверенностью сказать, что в среднем уровень расходов на доставку одной единицы полезного груза (грузовое место, груз на паллетах) снижается на 15-30 %. Основное преимущество — планирование и контроль за фактическими расходами прямо в системе.

Развитый расчетный модуль в Tocan Delivery, как и в Tocan TMS, позволяет прогнозировать расходы на доставку, планировать другие задачи. Ввели разные вводные данные, провели планирование и получили прогнозные результаты. На основании результатов приняли решение — оказывать услугу по перевозке грузов придерживаясь базовых цен или увеличить цену, сохранив маржинальность маршрута.

Дополнительно Tocan Delivery позволяет оператору-диспетчеру:

  • эффективно выстраивать рациональные маршруты доставки (учитывая множество факторов);
  • иметь возможность отследить местонахождение курьера, выполнение доставки, а также менять маршрут при задержке и пр.

Водитель или курьер может:

  • выдавать чеки и даже вносить цифровую подпись;
  • самостоятельно завершать задание в системе;
  • оперативно связываться с офисом по возникшим вопросах о доставках;
  • получать информацию на мобильный: все о доставках и их маршрут, карту для передвижений.

Руководитель или управляющий менеджер имеет возможность видеть всю статистику, анализ стоимости грузоперевозок или маршрутов доставки, что в свою очередь позволяет в разы оптимизировать траты на предоставляемые услуги.

Начиная с 2006 года, мы внесли множество практических доработок, которые рекомендовали сами заказчики, как в систему управления доставкой и курьерами Tocan Delivery, так и в систему управления транспортом Tocan TMS. Смогли снизить эксплуатационную стоимость решения и стоимость самого внедрения.

Сегодня есть полнофункциональная облачная (или SaaS) версия Tocan Delivery, которой могут воспользоваться как компании сегмента среднего и малого бизнеса, небольшие курьерские службы и Интернет-магазины, так и крупные операторы рынка E-commerce, производители и дистрибуторы. В таком варианте оплата производится помесячно и нет необходимости покупать собственный сервер и заводить IT-администратора, мы сделаем все сами.

Интерфейс системы схож с любыми другими программными продуктами и не требует длительного привыкания менеджеров по логистике, особенно, если логист уже работал в аналогичной программе.

Стоимость «облачной» Tocan Delivery — от 350 грн за одного курьера в месяц, также должна быть оплачена аренда рабочего места диспетчера. То есть: если работает 10 курьеров при автоматизированной системе + одно рабочее место, то лицензия на систему Tocan Delivery обходиться в в таком случае в 70 копеек за одну успешную доставку.

Окупаемость затрат на внедрение и эксплуатацию системы, которая управляет доставкой может варьироваться от нескольких месяцев до года, в зависимости от жизненного цикла предприятия, если у компании текущие эксплуатационные затраты и ФЗП отдельных сотрудников выше чем стоимость решения, то стоит задуматься о внедрении. Тем более, что всегда можно отключить систему, если бизнес трансформируется или по другим причинам.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Заказать звонок
+
Жду звонка!