Автоматизация службы доставки и курьеров

Сучасні реалії привчили нас, покупців до комфортного сервісу. Ми точно знаємо, що, зробивши замовлення в Інтернеті, будь то китайський сайт, OLX або Інтернет-магазин, ми отримаємо наш товар у належному вигляді за вказану ціну в конкретні терміни. Споживач не замислюється про функціон доставки, оскільки йому важливий виключно результат.

Саме тому ми обурюємося, коли відбувається затримка доставки, коли збільшується вартість без пояснень, але гірше, коли посилка губиться, б’ється або її навмисно не видають (приховують факт крадіжки чи псування). Але заглянемо за лаштунки роботи служб, які здійснюють доставку, а також спробуємо побачити її роботу очима менеджменту такої компанії.

Завдання власної служби доставки, наприклад Інтернет-магазину або кур’єрської служби (як послуги) це:

вивірена організація управління як доставкою (привезти посилку), і кур’єрами (людьми);
забезпечення виконання цих процесів із мінімальними витратами.

Повірте, зростання цін на доставку не жадібність, а реалії вітчизняного ринку. Конкуренція це доводить.

Зараз ми розберемося, як за допомогою сучасних рішень та підходів вирішити ці два складні завдання. Чим більше розширюється компанія (з’являються нові відділення, нові населені пункти, розширюється штат і парк машин), що надає послуги доставки або збільшується кількість адрес доставки Інтернет-магазину, тим актуальніше стає вирішення організаційних і управлінських завдань.

Великий обсяг даних, що обробляються, вже складніше обробляти або зберігати в додатках на базі Майкрософт Офіс. Файли губляться, дані в них перетворюються на величезні «простирадла» з таблиць та цифр, у формулах з’являються помилки, а захистити та розділити доступ до таких файлів практично неможливо – менеджери просто це ігнорують чи не вміють захищати файли, таблиці чи архіви. Багато документів роздруковуються (так простіше) і це спричиняє витрати на утримання офісу та плутанину у документах.

Статистика показує, що якщо задіяно більше десяти кур’єрів — не електронне планування стає повністю провальним на практиці: дає збій робота логістів, звідси зростає кількість помилок у диспетчерів та інших працівників; відбувається затримка однієї доставки, що призводить до затримки інших.

Як результат: несистематизовані зарплати, незадоволені роботою доставки споживачі та роботою механізму самі працівники.

Періодично виникає вимога на державному рівні — забезпечити компаніям, які надають продаж за допомогою Інтернету видачу касових чеків при прийомі готівки. Можливо, у 2020 році ми перейдемо на цифровий обмін даними про транзакції, і покупці зможуть отримувати підтвердження покупки у цифровому вигляді. Наразі, і починаючи з 2015 року, відповідно до нових положень Податкового кодексу, кур’єр, що доставляє посилку, або Інтернет-магазин, який здійснює доставку, зобов’язаний видати фіскальний чек, за умови прийому оплати готівкою.

Що робити компаніям, які надають послуги доставки?

Як ми зрозуміли, одна з основних проблем управління та систематизація даних — дані про клієнтів, адреси доставки, вантажі, вартість та умови, за яких ці вантажі будуть доставлені (час, занесення на поверх тощо).

Вирішити цю проблему можна.

Необхідно контролювати кожен етап, при цьому своєчасно та швидко реагувати на події, наголошуючи на статусах виконання процесів. Таким чином досягти ефективного результату можна, але на короткий термін, оскільки люди, менеджери компаній рано чи пізно втомлюються.
Частину завдань можна передати вашим партнерам. Так, ми забираємо посилки та розподіляємо за напрямками, а партнер розвозить. Але за такого розкладу втрачається контроль, зокрема, контроль за якістю обслуговування клієнта.

Безперечно, варіантів оптимізації роботи не два і не три. У цій статті ми вирішили трохи розповісти про інший варіант – автоматизацію логістики доставки за допомогою сучасного програмного забезпечення.

Більшість логістів, хто активно працює у своїй сфері, вже чули про систему керування транспортом та доставкою – TMS. Донедавна її використовували лише великі підприємства. Розшифровується абревіатура TMS як Transport Management System, але ми вирішили трохи адаптувати це рішення і створили спрощену версію TMS саме для управління доставкою та кур’єрами та назвали її Tocan Delivery.

Основними функціями Tocan Delivery (як і TMS-системі) є:

моніторинг руху транспорту маршрутом, зупинки, контроль заправок і навіть тривожні оповіщення у разі перевезення спеціальних вантажів.
автоматизований пошук раціональних маршрутів з урахуванням кількох змінних, таких як тип транспортного засобу, можливі вікна доставки у отримувача та інше.

Провівши впровадження та оцінивши тести експлуатації TMS систем та модулів, ми можемо з упевненістю сказати, що в середньому рівень витрат на доставку однієї одиниці корисного вантажу (вантажне місце, вантаж на палетах) знижується на 15-30%. Основна перевага – планування та контроль за фактичними витратами прямо в системі.

Розвинений розрахунковий модуль Tocan Delivery, як і Tocan TMS, дозволяє прогнозувати витрати на доставку, планувати інші завдання. Ввели різні вступні дані, провели планування та отримали прогнозні результати. На підставі результатів ухвалили рішення — надавати послугу з перевезення вантажів, дотримуючись базових цін або збільшити ціну, зберігши маржинальність маршруту.

Додатково Tocan Delivery дозволяє оператору-диспетчеру:

ефективно вибудовувати раціональні маршрути доставки (з огляду на безліч факторів);
мати можливість відстежити місцезнаходження кур’єра, виконання доставки, а також змінювати маршрут при затримці та ін.

Водiй або кур’єр може:

видавати чеки і навіть вносити цифровий підпис;
самостійно завершувати завдання у системі;
оперативно зв’язуватися з офісом з питань про доставки;
отримувати інформацію на мобільний: все про доставки та їх маршрут, карту для пересування.

Керівник або керуючий менеджер має можливість бачити всю статистику, аналіз вартості вантажоперевезень або маршрутів доставки, що, в свою чергу, дозволяє в рази оптимізувати витрати на послуги.

Починаючи з 2006 року, ми внесли безліч практичних доробок, які рекомендували самі замовники як у систему керування доставкою та кур’єрами Tocan Delivery, так і в систему керування транспортом Tocan TMS. Змогли знизити експлуатаційну вартість рішення та вартість самого впровадження.

Сьогодні є повнофункціональна хмарна (або SaaS) версія Tocan Delivery, якою можуть скористатися як компанії сегменту середнього та малого бізнесу, невеликі кур’єрські служби та Інтернет-магазини, так і великі оператори ринку E-commerce, виробники та дистриб’ютори. У такому варіанті оплата відбувається помісячно і немає необхідності купувати власний сервер та заводити IT-адміністратора, ми зробимо все самі.

Інтерфейс системи схожий з будь-якими іншими програмними продуктами і не вимагає тривалого звикання менеджерів з логістики, особливо якщо логіст вже працював в аналогічній програмі.

Вартість «хмарної» Tocan Delivery — від 480 грн за одного кур’єра на місяць, також має бути сплачено оренду робочого місця диспетчера. Тобто: якщо працює 10 кур’єрів при автоматизованій системі + одне робоче місце, то ліцензія на систему Tocan Delivery обходиться в такому випадку в 70 копійок за одну успішну доставку.

Окупність витрат на впровадження та експлуатацію системи, яка управляє доставкою може змінюватись від кількох місяців до року, залежно від життєвого циклу підприємства, якщо у компанії поточні експлуатаційні витрати та ФЗП окремих співробітників вищі за вартість рішення, то варто задуматися про впровадження. Тим більше, що завжди можна відключити систему, якщо бізнес трансформується чи з інших причин.

Перейти на сторінку Tocan Delivery